Die Zeitmanagement-Matrix: Nutzen Sie Ihre Zeit optimal

'Pläne sind nichts; Planung ist alles. ' - Präsident Dwight D. Eisenhower

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Sie erhalten 24 Stunden am Tag und die Experten sagen Ihnen, dass Sie 8 von ihnen schlafen sollten. Damit bleiben 16 volle Stunden, um alles zu erledigen, was getan werden muss. Warum scheint es immer so, als gäbe es NIE genug Stunden an einem Tag? Die Antwort auf dieses Dilemma liegt darin, wie Sie Ihre Zeit verwalten. Eine bewährte und dennoch einfache Strategie, die Sie anwenden können, ist die Zeitmanagement-Matrix. Es soll Ihnen dabei helfen, Ihre Verantwortlichkeiten zu priorisieren, damit Sie alle Aufgaben so stressfrei wie möglich bewältigen können.

Die Zeitmanagement-Matrix ist jedoch kein magischer Knopf. Es wird nicht mehr Stunden zu Ihrem Tag hinzufügen oder Ihnen übermenschliche Geschwindigkeit geben, um Ihre Jobs mit Zeit zu erledigen. Es wird auch nicht alle anderen in Trance versetzen, während Sie sich Zeit nehmen, ohne Ablenkungen an Ihren Aufgaben zu arbeiten - es ist nicht DIESE Art von Matrix! Das Tolle daran ist, dass es für jeden funktionieren kann, aber es gibt bestimmte Einstellungen und Fähigkeiten, die Sie entwickeln müssen, um sicherzustellen, dass es für Sie funktioniert.

Wir werden zunächst erklären, wie die Matrix selbst und ihre Verbindung zum 34. Präsidenten der Vereinigten Staaten. Wir werden im Folgenden die Vorteile der Matrix hervorheben und Ihnen einige hilfreiche Hinweise geben, wie Sie die Matrix optimal nutzen können, um Ihre Aufgabenliste zu erstellen!

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Was ist die Zeitmanagement-Matrix?

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Die Zeitmanagement-Matrix wird häufig als 'Eisenhower-Matrix', 'Eisenhower-Box' oder 'Eisenhower-Entscheidungsmatrix' bezeichnet. Das liegt daran, dass Präsident Dwight 'Ike' Eisenhower (1890 - 1969) die Schaffung zugeschrieben wird und sie während seiner Präsidentschaft verwendet haben soll. Ein anderer Name, der häufig mit der Popularisierung der Matrix in Verbindung gebracht wird, ist Stephen Covey (1932-2012). Er war ein Pädagoge, Autor und Geschäftsmann, der andere mit seinen Ideen zu Effektivität und Führung inspirierte. Covey diskutiert die Nützlichkeit der Eisenhower-Matrix in seinem Buch 'Die 7 Gewohnheiten hochwirksamer Menschen'.

Die Eisenhower-Matrix ist ein Quadrat, das in vier Quadranten oder kleinere Quadrate unterteilt ist (zwei oben und zwei unten). Es werden vier Bezeichnungen verwendet: Wichtig, Nicht wichtig, Dringend und Nicht dringend. Die überlappenden Beschriftungen für jeden Quadranten ergeben die folgende Anordnung.

• Quadrant Eins (oben links) - Wichtig und dringend
• Quadrant Zwei (oben rechts) - Wichtig, aber nicht dringend
• Quadrant Drei (unten links) - Dringend, aber nicht wichtig
• Quadrant vier (unten rechts) - Nicht dringend und nicht wichtig

Wir verwechseln oft das, was mit 'wichtig' und 'dringend' gemeint ist, und denken, dass sie gleich sind. Die Zeitmanagement-Matrix macht es jedoch notwendig, den Unterschied zwischen ihnen zu verstehen. Diese beiden Wörter sind dafür verantwortlich, dass die Matrix nicht nur ein einfaches Zeitmanagementdiagramm ist, in dem Sie nur die Aktivitäten auflisten, die Sie in einem festgelegten Zeitraum abdecken möchten.

Wichtig: Diese Punkte sind wichtig, um ein festgelegtes Ziel zu erreichen. Sie sehen sie als sehr wichtig an, sei es persönlich oder für jemanden, den Sie interessieren.

Dringend:Diese Dinge müssen sofort erledigt werden, normalerweise, weil eine Verzögerung sofortige Auswirkungen auf andere Gegenstände oder Bereiche Ihres Lebens hat.

Sie vervollständigen die Matrix, indem Sie jede Ihrer Aufgaben einem Quadranten hinzufügen, basierend auf der Beschriftungskombination, die am besten zu ihr passt. Sie können sofort sehen, wie die Zeitmanagement-Matrix Sie zur Bestandsaufnahme zwingt, nicht nur über alle Dinge, die Sie tun müssen, sondern auch darüber, wie Sie sie in Bezug auf Relevanz und Zeitbedarf sehen.

Quadrant Eins: Wichtig und dringend

Dieses Segment der Eisenhower-Matrix enthält die Aufgaben, denen Sie höchste Priorität eingeräumt haben. Diese Jobs können nicht für später verschoben werden und müssen sofort erledigt werden. Die hier aufgeführten Punkte können eine sich schnell nähernde Frist für einen Kunden oder Ihren Chef beinhalten. Andere können sein:

• Ein medizinischer Notfall
• Eine Familienkrise
• Last-Minute-Vorbereitungen für eine Veranstaltung

Diese Aufgaben können Sie in der Regel nicht an andere delegieren und müssen sich um sich selbst kümmern. Selbst wenn Sie sie delegieren können, müssen Sie die Details ihrer Fertigstellung persönlich überwachen.

In einer idealen Welt, in der Sie ständig auf dem neuesten Stand Ihrer Aufgaben sind und es nie zu Notfällen kommt, wäre Quadrant Eins leer! Wir alle wissen jedoch, dass dies niemals der Fall ist. Praktisch sollten Quadrant One-Elemente also nicht mehr als eine Handvoll sein. Um Quadrant Eins auf ein Minimum zu beschränken, müssen Sie kontinuierlich an den Dingen in Quadrant Zwei arbeiten. Auf diese Weise wird es für Sie weniger stressig, wenn Sie die Matrix anpassen und die Dinge umschalten müssen, weil etwas auftaucht, das Vorrang vor allem anderen hat.

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Außerdem können zu viele Elemente im ersten Segment Ihrer Zeitmanagement-Matrix ein Hinweis darauf sein, dass Sie zu viel auf Ihrem Teller haben oder mehr abgebissen haben, als Sie kauen können. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um jeden Ihrer Quadrant One-Einträge objektiv zu überprüfen. Es ist möglich, dass sich einige von ihnen entweder in Quadrant Zwei oder Quadrant Drei befinden - nicht ganz so wichtig oder dringend, wie Sie ursprünglich gedacht haben.

Wenn Ihr Quadrant Eins immer überfüllt ist, müssen Sie möglicherweise einige Ihrer Verantwortlichkeiten fallen lassen, um sicherzustellen, dass Ihre Gesundheit und Ihre Gesundheit nicht durch den Berg dringender und wichtiger Dinge beeinträchtigt werden, die Sie tun müssen.

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Quadrant Zwei: Wichtig, aber nicht dringend

Hier platzieren Sie die mittel- und langfristigen wichtigen Punkte - Dinge, die Sie möglicherweise nur ein wenig gleichzeitig angehen möchten. Quadrant Zwei erweist sich als sehr hilfreich, wenn es um die Strategieplanung oder Zukunftsplanung geht. Diese Jobs verdienen einen angemessenen Teil Ihrer Aufmerksamkeit (das ist schließlich der Grund, warum Sie sie als wichtig bezeichnen!). Ihre Fertigstellung ist jedoch keine dringende Angelegenheit. Letztendlich möchten Sie, dass der Großteil Ihrer Aufgaben in Quadrant Zwei fällt.

Dieses Segment Ihrer Zeitmanagement-Matrix kann für Aktivitäten reserviert sein, die zu Ihrem allgemeinen Wohlbefinden beitragen - Ihrer körperlichen, geistigen und emotionalen Gesundheit. Dinge wie Bewegung, Urlaubszeit planen oder Zeit mit Familie und Freunden verbringen. Andere mögliche Quadrant Zwei Elemente umfassen:

• Trainingskurse
• Berufliche Entwicklung
• Vorbereitung für eine Veranstaltung
• Bleiben Sie auf dem Laufenden
• Zeitaufwand für die Planung

Wenn möglich, sind das Delegieren von Verantwortlichkeiten und das Verwenden von Teamarbeit zwei sehr gute Möglichkeiten, um Quadrant-Zwei-Probleme anzugehen. Daher ist es auch wichtig, Zeit für Ihre Quadrant-Two-Aktivitäten zu verwenden, auch wenn diese nicht von äußerster Dringlichkeit sind. Wenn Sie es sich zur Gewohnheit machen, sie aufzuschieben, besteht das sehr reale Risiko, dass diese Gegenstände in Ihren Quadranten 1 übertragen werden und Sie belasten.

Ein schnelles Beispiel ist die Verzögerung der beruflichen Entwicklung, bis Sie plötzlich feststellen, dass Ihr Job jetzt auf dem Spiel steht, weil Sie Ihre Qualifikationen nicht verbessert und sich nicht über die Entwicklungen in Ihrem Fachgebiet auf dem Laufenden gehalten haben. Crashkurse, schnelle Lösungen und die Überzeugung Ihres Chefs, dass Sie die berufliche Entwicklung tatsächlich als wichtig ansehen und nach Verbesserungen streben, werden nur den Stress belasten.

Quadrant Drei: Dringend, aber nicht wichtig

Elemente in Quadrant 3 werden normalerweise als Ablenkungen oder Unterbrechungen angesehen, die Sie daran hindern, die Jobs in Quadranten 1 und 2 abzuschließen. Sie tauchen mit einem Gefühl der Dringlichkeit auf, wie das Klingeln Ihres Telefons, aber sie sind nicht unbedingt wichtig. Quadrant Drei Einträge umfassen:

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• Einige Treffen
• Einige Anrufe
• Einige E-Mails

Das Ausfüllen von Quadrant Drei ist in der Regel schwierig und läuft darauf hinaus, zu verstehen, was wichtig und was dringend ist.

Ein gutes Beispiel dafür ist das dritte dreistündige Abteilungsmeeting für den Monat, bei dem Sie die gleichen Probleme wie zuvor kennen. Sobald es vorbei ist, kehren alle wie gewohnt zurück. Sie sehen das Meeting nicht als wichtig an, aber Ihr Chef tut es auf jeden Fall, und deshalb ist es dringend erforderlich, dort zu sein - Sie können es nicht aufschieben.

Wenn es um die Elemente in Quadrant Drei geht, delegieren Sie so viele Elemente wie möglich. Möglicherweise müssen Sie noch den Fortschritt eines von Ihnen delegierten Elements überprüfen, um sicherzustellen, dass es effizient und effektiv ausgeführt wird. Andernfalls könnte es mit noch größerer Dringlichkeit auf Sie zurückgreifen, als es ursprünglich gefordert wurde.

Darüber hinaus müssen die von Ihnen delegierten Verantwortlichkeiten nicht an eine tatsächliche Person übertragen werden. Sie können sich beispielsweise darauf verlassen, dass Voicemail einige Ihrer Anrufe entgegennimmt, während Sie sich um die wichtigen Themen von Quadrant Eins und Zwei kümmern. Später, wenn Sie nicht so beschäftigt sind, können Sie die Nachrichten durchgehen, um herauszufinden, worum es geht, und sie nach Bedarf bearbeiten, indem Sie möglicherweise den Anruf zurückgeben.

Quadrant 4: Nicht dringend und nicht wichtig

Wenn Sie die ersten drei Quadranten Ihrer Eisenhower-Matrix sorgfältig ausfüllen, werden Sie möglicherweise angenehm überrascht sein, wie viele Dinge Sie am Ende in den vierten Quadranten absteigen! Diese Gegenstände sind im Allgemeinen schlechte, unproduktive Gewohnheiten, die weder wichtig noch dringend sind. Sie neigen dazu, Ihren Tag zu überladen und Sie nur daran zu hindern, Aufgaben zu erledigen, die entweder wichtig, dringend oder beides sind.

Dinge wie das ständige Einchecken in Ihre Social-Media-Konten und:

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• Stundenlang fernsehen
• Ziellos im Internet surfen
• Telefongespräche rund um Klatsch und Tratsch

Diese Zeitverschwender werden oft als dringend eingestuft - zum Beispiel als Nachrichtenalarm auf Ihrem Telefon, aber sie sind nie wichtig. Das Platzieren in Quadrant 4 Ihrer Zeitmanagement-Matrix ist der erste Schritt, um sich von ihnen zu befreien. Ihre Zeit kann viel besser für Dinge in den anderen drei Quadranten verwendet werden - Dinge, von denen Sie angenommen haben, dass sie ein gewisses Maß an Wichtigkeit oder Dringlichkeit haben.

Natürlich ist es immer wichtig, Zeit zum Entspannen und Erholen zu finden, und manchmal kann es dringend werden. Das routinemäßige Verfolgen trivialer und unproduktiver Beschäftigungen ist jedoch die Art von Dingen, die Sie versuchen sollten, aus Ihren täglichen Aktivitäten zu streichen.

Effektive Nutzung Ihrer Zeitmanagement-Matrix

Mach es regelmäßig

Es gibt keine strenge Regel, wie oft Sie eine Zeitmanagement-Matrix schreiben sollten. Dies hängt von Ihren Umständen, Ihrer Arbeitsbelastung und der Art der Aufgaben ab, die Sie ausführen müssen. Einige Personen finden, dass eine wöchentliche Überprüfung und Aktualisierung der Matrix für sie praktisch ist. Andere arbeiten lieber täglich daran und löschen und fügen nach Bedarf Aufgaben hinzu. Egal für welches Intervall Sie sich entscheiden, versuchen Sie, eine bestimmte Zeit für die Bearbeitung Ihrer Matrix vorzusehen, da dies dazu beiträgt, dass dies erledigt wird.

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Schreib es auf

Wenn es um die Planung geht, ist es immer eine gute Angewohnheit, Dinge aufzuschreiben, sei es mit Stift und Papier oder auf Ihrem PC, Tablet oder Telefon. Schon das Schreiben in Verbindung mit der von Ihnen erstellten visuellen Matrix hilft Ihnen dabei, Ihre Denkprozesse zu entwickeln, während Sie die anstehenden Aufgaben sortieren. Es ist eine gute Idee, Ihre Zeitmanagement-Matrix an einem Ort aufzubewahren, an dem Sie sie häufig sehen werden - der Startbildschirm auf Ihrem Computer oder eine strategisch platzierte Papierkopie funktionieren gut.

Die Zeitmanagement-Matrix soll Sie nicht nur bei der Erledigung Ihrer Aufgaben unterstützen. Auf diese Weise können Sie auch einen Schritt zurücktreten und die Art und Weise, wie Sie all die Dinge betrachten, die Sie erledigen möchten, aus einer Perspektive betrachten. Das physische Aufschreiben der Matrix hilft Ihnen dabei.

Details hinzufügen

Stellen Sie sich die Details, die Sie Ihrer Matrix hinzufügen, als ersten Schritt bei der Bewältigung jeder Ihrer Aufgaben vor - eine Art Angriffsplan. Wenn Sie jede Aufgabe in die Eisenhower-Matrix einfügen, können Sie Ihre Aussagen klarstellen, Notizen hinzufügen, einen großen Auftrag in kleinere aufteilen und dann separate Erfolgszeiten für diese hinzufügen.

Sei flexibel

Ihre Zeitmanagement-Matrix ist nicht in Stein gemeißelt. Unerwartete Ereignisse, die vielleicht wichtig oder dringend sind, können jederzeit auftauchen und Ihre sorgfältig ausgearbeiteten Pläne aus dem Zeitplan werfen. Möglicherweise wechseln Gegenstände ihren Platz und springen von einem Quadranten zum nächsten.

Beispielsweise haben Sie möglicherweise einen Job mit einer weit entfernten Frist in Quadrant 2 (wichtig, aber nicht dringend) platziert. Wenn die Umstände dazu führen, dass Sie überhaupt nicht oder nicht so oft daran teilnehmen können, wie Sie es gerne hätten, könnten Sie feststellen, dass die Frist plötzlich über Ihrem Kopf liegt und ein Großteil der Arbeit noch unvollständig ist. Das bedeutet, dass Sie diesen bestimmten Job an Quadrant One (Wichtig und Dringend) weiterleiten müssen, um sicherzustellen, dass die Frist eingehalten wird.

6 Vorteile der Verwendung der Zeitmanagement-Matrix

1. Sie lernen zu priorisieren: Die Fähigkeit, die wichtigen Dinge zu erkennen und sie von den unwichtigen Ablenkungen um Sie herum zu unterscheiden, ist eine unschätzbare Fähigkeit. Wenn Sie mit der Zeitmanagement-Matrix arbeiten, werden Sie feststellen, dass die Priorisierung intuitiver wird. Das heißt, Sie können die anstehenden Aufgaben schnell hinsichtlich ihrer Relevanz und Dringlichkeit beurteilen und dann Ihren Ansatz an sie anpassen.
2. Sie werden organisierter:Die Eisenhower-Matrix fügt Ordnung hinzu, wie Sie Ihre Verantwortung angehen. Anstatt willkürlich zu arbeiten, wissen Sie also, welche Aufgaben zuerst erledigt werden sollten und welche Sie über einen bestimmten Zeitraum verteilen können.
3. Sie lernen loszulassen:Es sind nicht nur die Ablenkungen, die Sie loslassen lernen, wenn Sie sich auf Ihre Zeitmanagement-Matrix verlassen, um Ihre Aufgaben zu erledigen. Sie lernen auch zu erkennen, wann Sie keine Verantwortung mehr übernehmen können und wann es Zeit ist, einige Ihrer Aufgaben an andere weiterzugeben.
4. Du lernst Selbstdisziplin:Selbstdisziplin übernimmt bewusst die Kontrolle über Ihr Verhalten. Es geht darum, sich mehr auf positive Handlungen zu konzentrieren, wenn Sie negative aufgeben. Dieses Merkmal ergibt sich auf natürliche Weise aus den ersten drei Vorteilen der Matrix: Priorisierung, Organisation und Vermeidung von Ablenkungen.
5. Sie erreichen mehr:Indem Sie besser organisiert sind und Zeitverschwendung vermeiden, verbringen Sie mehr Zeit mit dem, was wichtig ist, und arbeiten Ihre To-Do-Liste viel schneller durch. Diese 16 Stunden an Ihrem Tag scheinen plötzlich nicht mehr so ​​kurz zu sein!
6. Sie sind weniger gestresst:Sehr oft ist ein Großteil des Stresses darauf zurückzuführen, dass wir zu viel auf einmal tun müssen und das Gefühl haben, dass wir nicht genug Zeit für jede Aktivität aufwenden können. Mit der Zeitmanagement-Matrix bleiben Sie mit Ihren Aufgaben auf dem Laufenden und halten Termine ein, wodurch ein Großteil Ihres Stresses beseitigt wird.

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Einige Personen können ein Zeitmanagement-Arbeitsblatt wie die Matrix sorgfältig selbst implementieren. Für andere ist jedoch ein kleiner Rat und eine Anleitung durch einen ausgebildeten Fachmann der perfekte Katalysator, um ihnen den Einstieg zu erleichtern. Haben Sie Probleme mit chronischem Aufschub, sind Sie ständig schlecht organisiert oder werden ständig von den „nicht wichtigen und nicht dringenden“ Dingen im Leben abgelenkt? Je früher Sie um Hilfe bitten, desto eher können Sie erkennen, welchen Unterschied die Zeitmanagement-Matrix für Sie bewirken kann.

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